Carta Socioprofissional

Museu das Comunicações

Relatório elaborado no âmbito da disciplina de Secretariado (aqui)

Tipos de comunicação

Trabalho realizado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado (Aqui).

"Normalização da Correspondência" - questões

A normalização institui a uma regra, no qual a normalização serve para limitar a diversidade de critérios. A normalização tem a origem na palavra norma, constituindo as regras orientadoras, adaptadas às necessidades, que disciplinam a vida do Homem na sociedade.
As vantagens da normalização são: o contributo à Economia Mundial e a facilidade de fabricação (mais barato e mais qualidade).
Existem três normas da normalização, tais como:

- Norma internacional: elabora-se por um organismo internacional, estabelecendo uniformização de normas e estipulando os formatos, as dimensões e os pesos (ex: ISSO – International Standardization Organization);
- Norma nacional: elabora-se dentro de cada país, o limite é a fronteira, ou seja, define as orientações com vista à uniformização de procedimentos e possível de concordar às normas internacionais (ex: Portugal está integrada na Direcção Geral de Qualidade do Ministério da Indústria e Energia);
- Norma particular: depara-se dentro da cada organização, para funcionamento interno (ex: agricultura, pesca, comércio e indústria).
São a existência,  a observância e o cumprimento.
O formato de papel normalizado utilizado na Carta Comercial corresponde a um valor que se paga pelo envio de uma determinada conexão, variando a categoria da correspondência, o destino e o cumprimento ou não às regras da normalização.
O envelope/subscrito normalizado mais utilizado na correspondência comercial é o DL.

 

"A Importância da Comunicação"

1)- A comunicação representa uma grande importância às organizações, pois relaciona entre o emissor e o receptor da mensagem, na qual destaca à grande importância do feedback ou retro alimentação. Trata-se por verbal ou não-verbal, em que uma pessoa informa à outra, sobre as concepções e sensações, referindo ao canal e às opiniões do emissor.

2)- Existe alguns objectivos da comunicação para as organizações:

Ø  Tentar saber de usar a comunicação ao seu favor é algo que precisa de muita cautela e sabedoria, através de conseguir cumprir o objectivo, em forma justo;

Ø  Uma secretária profissional precisa de saber lidar todos os tipos de informações que recebe, podendo ocorrer de nem todas serem correctas;

Ø  As conversas de corredor não podem ser produtivas, pois beneficiem as ideias dos colaboradores nos apartamentos diferentes, fazendo com que as informações se distribuam e que surjam novas ideias;

Ø  Os (as) secretários (as) devem ter o espírito de liderança e a capacidade de sucesso numa tarefa, pois o mais importante é o bom rendimento do grupo e não ao bom desempenho pessoal de cada indivíduo;

Ø  O objectivo principal é a competição sábia entre os membros da equipa, porque estimula a criatividade e a vontade de cada vez mais para atingir novos objectivos, buscando a actualizar no  meio da produção das nossas ideias.

 3)- A comunicação é importante para o profissional de secretariado porque relaciona ao sucesso, por saber utilizar cuidadosamente a comunicação, usando com cuidado e sabedoria. Para participar todos os eventos da empresa, é necessário saber lidar com as informações, que podem ser confiadas, observando o que realmente são importantes para o desenvolvimento do trabalho. 

"Escolha dos meios de Comunicação Interna"

O planeamento estuda quais são os meios a serem utilizados para que esse trabalho não se perca diante de todas as causas que poderão acontecer numa empresa, seja pequeno, médio ou grande valor.

Podem ser percebidos e entendidos se for realizado um conhecimento de todos os colaboradores, sendo uma categorização, isto é, a necessidade de cada um, as principais características, o âmbito organizacional que estão inseridos, as metas e actividades e as principais curiosidades.

Realizar estas etapas poderá começar a pensar em quais os meios da comunicação serão utilizados para informar o público interno, que pode ser: jornal, revistas, e-mails, internet, encontros de departamentos e anuais, reuniões periódicas, cursos, treinamentos e vídeos corporativos.

"O papel da comunicação na circulação das informações dentro das empresas"

A comunicação significa compartilhar, e não apenas falar ou escrever, porque envolve uma ponte de duas mãos, um tráfego duplo onde transitam significados que tornam comuns entre duas ou mais pessoas. A qualidade da comunicação interna é um factor essencial para o sucesso das empresas diante de uma concorrência cada vez mais ágil e agressiva.

Proporciona boas relações entre os funcionários e integra-os no quotidiano de trabalho ao divulgar com transparência as decisões e objectivos da empresa. 

Vários instrumentos favorecem a circulação das informações nas empresas, entre as ferramentas e circunstâncias que compõem a comunicação interna, podendo citar as publicações impressas (jornais, revistas, boletins): o jornal mural, a internet, os newsletters electrónicos e os vídeos institucionais.