Carta Socioprofissional

Museu das Comunicações

Relatório elaborado no âmbito da disciplina de Secretariado (aqui)

Tipos de comunicação

Trabalho realizado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado (Aqui).

"Normalização da Correspondência" - questões

A normalização institui a uma regra, no qual a normalização serve para limitar a diversidade de critérios. A normalização tem a origem na palavra norma, constituindo as regras orientadoras, adaptadas às necessidades, que disciplinam a vida do Homem na sociedade.
As vantagens da normalização são: o contributo à Economia Mundial e a facilidade de fabricação (mais barato e mais qualidade).
Existem três normas da normalização, tais como:

- Norma internacional: elabora-se por um organismo internacional, estabelecendo uniformização de normas e estipulando os formatos, as dimensões e os pesos (ex: ISSO – International Standardization Organization);
- Norma nacional: elabora-se dentro de cada país, o limite é a fronteira, ou seja, define as orientações com vista à uniformização de procedimentos e possível de concordar às normas internacionais (ex: Portugal está integrada na Direcção Geral de Qualidade do Ministério da Indústria e Energia);
- Norma particular: depara-se dentro da cada organização, para funcionamento interno (ex: agricultura, pesca, comércio e indústria).
São a existência,  a observância e o cumprimento.
O formato de papel normalizado utilizado na Carta Comercial corresponde a um valor que se paga pelo envio de uma determinada conexão, variando a categoria da correspondência, o destino e o cumprimento ou não às regras da normalização.
O envelope/subscrito normalizado mais utilizado na correspondência comercial é o DL.

 

"A Importância da Comunicação"

1)- A comunicação representa uma grande importância às organizações, pois relaciona entre o emissor e o receptor da mensagem, na qual destaca à grande importância do feedback ou retro alimentação. Trata-se por verbal ou não-verbal, em que uma pessoa informa à outra, sobre as concepções e sensações, referindo ao canal e às opiniões do emissor.

2)- Existe alguns objectivos da comunicação para as organizações:

Ø  Tentar saber de usar a comunicação ao seu favor é algo que precisa de muita cautela e sabedoria, através de conseguir cumprir o objectivo, em forma justo;

Ø  Uma secretária profissional precisa de saber lidar todos os tipos de informações que recebe, podendo ocorrer de nem todas serem correctas;

Ø  As conversas de corredor não podem ser produtivas, pois beneficiem as ideias dos colaboradores nos apartamentos diferentes, fazendo com que as informações se distribuam e que surjam novas ideias;

Ø  Os (as) secretários (as) devem ter o espírito de liderança e a capacidade de sucesso numa tarefa, pois o mais importante é o bom rendimento do grupo e não ao bom desempenho pessoal de cada indivíduo;

Ø  O objectivo principal é a competição sábia entre os membros da equipa, porque estimula a criatividade e a vontade de cada vez mais para atingir novos objectivos, buscando a actualizar no  meio da produção das nossas ideias.

 3)- A comunicação é importante para o profissional de secretariado porque relaciona ao sucesso, por saber utilizar cuidadosamente a comunicação, usando com cuidado e sabedoria. Para participar todos os eventos da empresa, é necessário saber lidar com as informações, que podem ser confiadas, observando o que realmente são importantes para o desenvolvimento do trabalho. 

"Escolha dos meios de Comunicação Interna"

O planeamento estuda quais são os meios a serem utilizados para que esse trabalho não se perca diante de todas as causas que poderão acontecer numa empresa, seja pequeno, médio ou grande valor.

Podem ser percebidos e entendidos se for realizado um conhecimento de todos os colaboradores, sendo uma categorização, isto é, a necessidade de cada um, as principais características, o âmbito organizacional que estão inseridos, as metas e actividades e as principais curiosidades.

Realizar estas etapas poderá começar a pensar em quais os meios da comunicação serão utilizados para informar o público interno, que pode ser: jornal, revistas, e-mails, internet, encontros de departamentos e anuais, reuniões periódicas, cursos, treinamentos e vídeos corporativos.

"O papel da comunicação na circulação das informações dentro das empresas"

A comunicação significa compartilhar, e não apenas falar ou escrever, porque envolve uma ponte de duas mãos, um tráfego duplo onde transitam significados que tornam comuns entre duas ou mais pessoas. A qualidade da comunicação interna é um factor essencial para o sucesso das empresas diante de uma concorrência cada vez mais ágil e agressiva.

Proporciona boas relações entre os funcionários e integra-os no quotidiano de trabalho ao divulgar com transparência as decisões e objectivos da empresa. 

Vários instrumentos favorecem a circulação das informações nas empresas, entre as ferramentas e circunstâncias que compõem a comunicação interna, podendo citar as publicações impressas (jornais, revistas, boletins): o jornal mural, a internet, os newsletters electrónicos e os vídeos institucionais.

"Escolha dos meios de Comunicação Interna"

O planeamento ajuda a definir quais são os melhores meios de comunicação interna a serem utilizados numa empresa. Mas é importante conhecer os canais que serão recebidos de uma maneira favorável por todos os colaboradores, segundo uma categorização, isto é, a necessidade de cada um, as principais características, o âmbito organizacional em que estão inseridos, as metas e actividades e as principais curiosidades.

Depois destas etapas poderá começar-se a pensar em quais os meios de comunicação a utilizar para informar o público interno e que podem ser: jornal, revistas, e-mails, internet, encontros anuais, reuniões periódicas, cursos, formações vídeos institucionais.

Fonte:http://planejartecomunicacao.blogspot.pt/2010/06/escolha-dos-meios-de-comunicacao.html

A comunicação

A palavra comunicação vem do latim (communicate) e significa “tornar comum” e “partilhar”.

A comunicação é a troca de informações sob a forma de uma mensagem. A informação e a comunicação são conceitos diferentes. A Teoria da Informação apresenta o emissor a enviar uma mensagem a um receptor, isto prevê que partilha o código com o emissor. A informação transmite através de um canal, onde pode haver interferências indesejáveis (ex: o ruído).

A comunicação é essencial à socialização e à formação-educação de um indivíduo. Existe várias modalidades de comunicação, tais como: a comunicação social (mass media), a comunicação interpessoal, a comunicação intragrupal e intergrupal, a comunicação das organizações e a comunicação verbal e não-verbal.


Fonte: comunicação. In Infopédia [Em linha]. Porto: Porto Editora, 2003-2012. [Consult. 2012-12-25] 

A informação

A informação deriva ao latim, significando o processo ou relacionamento à comunicação. A informação pode ser um processo do conhecimento ou é o que reduz a incerteza. Uma empresa, em actividade, pode ser um sistema aberto e interactivo suportado por uma rede de processos articulados, em que os canais de comunicação relacionam às existentes.

Hoje em dia, as empresas estão de um meio envolvente, bastante turbulento com características diferentes, apercebendo-se que a mudança é a única constante. O turbilhão de acontecimentos externos obriga as organizações a enfrentar novas situações, resultando a mudanças das envolventes, no negócio, e constituem ameaças/oportunidades para as empresas, e exija a qualquer empresário ou gestor que esteja bem informado e conhecer o mundo que a rodeia. O aumento do comércio internacional, a expansão do investimento no exterior e a tendência da homogeneização dos padrões de consumo fazem com que o mundo seja encarado como um mercado.

A aceitação deste papel (a informação como o suporte da organização) pode ser um factor categórico a uma situação de excelência: quem dispõe a informação de boa qualidade, em quantidade adequada e no momento certo, adquire vantagens competitivas, mas a falta de informação dá só a erros e à perda de oportunidades. Drucker defende que o primado da informação como a base e a razão para um novo tipo de gestão representa a troca do binómio capital, o trabalho pelo binómio da informação e o conhecimento como factores determinantes no sucesso empresarial.

O conhecimento pelo “savoir faire” deixa de apresentar, onde as empresas operam a apresentação características diferentes as que estavam habituadas e são turbulentas. A gestão de tecnologias de informação deriva a uma nova e importante fonte de vantagem competitiva.

Fonte: Ascenção Braga "A gestão da informação" in: http://www.ipv.pt/millenium/19arq1.htm

"Levar o café ao chefe? Não! Tomar café com o chefe"

As empresas não tiveram outra opção de se manter no mercado, se não tornando-se mais dinâmicas e mais independentes.

 

Os(As) secretários(as) dominam as línguas estrangeiras, usam o upgrade de conhecimentos informáticos, fazem a aquisição de materiais, cuidando das informações internas, ...

 

São parceiros(as) do chefe de uma empresa, e não apenas executadores(as) de ordens, estam atentas às necessidades do chefe, antecipando as soluções e os resultados. Na acumulação de funções e tarefas, muitos(as) secretários(as) deixam de assistir só uma pessoa para passar a trabalhar diretamente para um grupo de executivos.  

Fonte: Nº2, pp.8-9, Secretária Executiva, 2º trimestre de 2002

Ficha de vídeo (1 e 2)

I - Ficha Técnica do vídeo/filme:

     1) - Título do vídeo/filme: “Profissão Sucesso – Secretariado”;

     2) - Nome do autor: Silvana Resende;

     3) - País de origem: Brasil;

     4) - Ano: 2009;

     5) - Duração: 3:54

 

II - Grau de entendimento: razoável.

 

III - Resumo: Este vídeo reflecte as técnicas de trabalho do técnico de Secretariado, mostrando vários tipos de ferramentas no local de trabalho (ex: a agenda, o esquema de uma organograma  etc) e estudando os tipos de formas informáticas, ex: o Excel e as técnicas de cálculo.

IV - Contribuição do vídeo/filme para o estudo da disciplina: O estudo do técnico de Secretariado mostra vários tipos de que um(a) secretário(a) deve ser pessoalmente: a boa educação, a organização, a disciplina, etc; para ser um(a) secretário(a) deve aprender várias línguas estrangeiras, estar descontraído(a), fundamentando a uma empresa, se ele(a) for razoavelmente atento(a) às tarefas propostas.

 

V - Opinião sobre o filme: Este filme colabora todos os conteúdos sobre o Curso Profissional Secretariado.

 

VI - Comentários ou sugestões: Este filme ajuda muito aos alunos(as) por saberem mais sobre o curso.

 

http://youtube/KA9C_tUn47o - vídeo nº1

http://youtu.be/17YRK5bUbpk  - vídeo nº2