"Normalização da Correspondência" - questões

A normalização institui a uma regra, no qual a normalização serve para limitar a diversidade de critérios. A normalização tem a origem na palavra norma, constituindo as regras orientadoras, adaptadas às necessidades, que disciplinam a vida do Homem na sociedade.
As vantagens da normalização são: o contributo à Economia Mundial e a facilidade de fabricação (mais barato e mais qualidade).
Existem três normas da normalização, tais como:

- Norma internacional: elabora-se por um organismo internacional, estabelecendo uniformização de normas e estipulando os formatos, as dimensões e os pesos (ex: ISSO – International Standardization Organization);
- Norma nacional: elabora-se dentro de cada país, o limite é a fronteira, ou seja, define as orientações com vista à uniformização de procedimentos e possível de concordar às normas internacionais (ex: Portugal está integrada na Direcção Geral de Qualidade do Ministério da Indústria e Energia);
- Norma particular: depara-se dentro da cada organização, para funcionamento interno (ex: agricultura, pesca, comércio e indústria).
São a existência,  a observância e o cumprimento.
O formato de papel normalizado utilizado na Carta Comercial corresponde a um valor que se paga pelo envio de uma determinada conexão, variando a categoria da correspondência, o destino e o cumprimento ou não às regras da normalização.
O envelope/subscrito normalizado mais utilizado na correspondência comercial é o DL.

 

"A Importância da Comunicação"

1)- A comunicação representa uma grande importância às organizações, pois relaciona entre o emissor e o receptor da mensagem, na qual destaca à grande importância do feedback ou retro alimentação. Trata-se por verbal ou não-verbal, em que uma pessoa informa à outra, sobre as concepções e sensações, referindo ao canal e às opiniões do emissor.

2)- Existe alguns objectivos da comunicação para as organizações:

Ø  Tentar saber de usar a comunicação ao seu favor é algo que precisa de muita cautela e sabedoria, através de conseguir cumprir o objectivo, em forma justo;

Ø  Uma secretária profissional precisa de saber lidar todos os tipos de informações que recebe, podendo ocorrer de nem todas serem correctas;

Ø  As conversas de corredor não podem ser produtivas, pois beneficiem as ideias dos colaboradores nos apartamentos diferentes, fazendo com que as informações se distribuam e que surjam novas ideias;

Ø  Os (as) secretários (as) devem ter o espírito de liderança e a capacidade de sucesso numa tarefa, pois o mais importante é o bom rendimento do grupo e não ao bom desempenho pessoal de cada indivíduo;

Ø  O objectivo principal é a competição sábia entre os membros da equipa, porque estimula a criatividade e a vontade de cada vez mais para atingir novos objectivos, buscando a actualizar no  meio da produção das nossas ideias.

 3)- A comunicação é importante para o profissional de secretariado porque relaciona ao sucesso, por saber utilizar cuidadosamente a comunicação, usando com cuidado e sabedoria. Para participar todos os eventos da empresa, é necessário saber lidar com as informações, que podem ser confiadas, observando o que realmente são importantes para o desenvolvimento do trabalho. 

"Escolha dos meios de Comunicação Interna"

O planeamento estuda quais são os meios a serem utilizados para que esse trabalho não se perca diante de todas as causas que poderão acontecer numa empresa, seja pequeno, médio ou grande valor.

Podem ser percebidos e entendidos se for realizado um conhecimento de todos os colaboradores, sendo uma categorização, isto é, a necessidade de cada um, as principais características, o âmbito organizacional que estão inseridos, as metas e actividades e as principais curiosidades.

Realizar estas etapas poderá começar a pensar em quais os meios da comunicação serão utilizados para informar o público interno, que pode ser: jornal, revistas, e-mails, internet, encontros de departamentos e anuais, reuniões periódicas, cursos, treinamentos e vídeos corporativos.

"O papel da comunicação na circulação das informações dentro das empresas"

A comunicação significa compartilhar, e não apenas falar ou escrever, porque envolve uma ponte de duas mãos, um tráfego duplo onde transitam significados que tornam comuns entre duas ou mais pessoas. A qualidade da comunicação interna é um factor essencial para o sucesso das empresas diante de uma concorrência cada vez mais ágil e agressiva.

Proporciona boas relações entre os funcionários e integra-os no quotidiano de trabalho ao divulgar com transparência as decisões e objectivos da empresa. 

Vários instrumentos favorecem a circulação das informações nas empresas, entre as ferramentas e circunstâncias que compõem a comunicação interna, podendo citar as publicações impressas (jornais, revistas, boletins): o jornal mural, a internet, os newsletters electrónicos e os vídeos institucionais.

"Escolha dos meios de Comunicação Interna"

O planeamento ajuda a definir quais são os melhores meios de comunicação interna a serem utilizados numa empresa. Mas é importante conhecer os canais que serão recebidos de uma maneira favorável por todos os colaboradores, segundo uma categorização, isto é, a necessidade de cada um, as principais características, o âmbito organizacional em que estão inseridos, as metas e actividades e as principais curiosidades.

Depois destas etapas poderá começar-se a pensar em quais os meios de comunicação a utilizar para informar o público interno e que podem ser: jornal, revistas, e-mails, internet, encontros anuais, reuniões periódicas, cursos, formações vídeos institucionais.

Fonte:http://planejartecomunicacao.blogspot.pt/2010/06/escolha-dos-meios-de-comunicacao.html

A comunicação

A palavra comunicação vem do latim (communicate) e significa “tornar comum” e “partilhar”.

A comunicação é a troca de informações sob a forma de uma mensagem. A informação e a comunicação são conceitos diferentes. A Teoria da Informação apresenta o emissor a enviar uma mensagem a um receptor, isto prevê que partilha o código com o emissor. A informação transmite através de um canal, onde pode haver interferências indesejáveis (ex: o ruído).

A comunicação é essencial à socialização e à formação-educação de um indivíduo. Existe várias modalidades de comunicação, tais como: a comunicação social (mass media), a comunicação interpessoal, a comunicação intragrupal e intergrupal, a comunicação das organizações e a comunicação verbal e não-verbal.


Fonte: comunicação. In Infopédia [Em linha]. Porto: Porto Editora, 2003-2012. [Consult. 2012-12-25]